Online-Umfragen

Der LimeSurvey-Dienst der GWDG steht allen Mitarbeitern sowie Studierenden der Universität Göttingen, der Max-Planck-Gesellschaft oder anderen nutzungsberechtigten Institutionen zur Verfügung, d.h. dieser Personenkreis kann einen Account für LimeSurvey erhalten und damit Online-Umfragen erstellen, durchführen und auswerten (Umfrage-Administrator/in).

An einer mit LimeSurvey erstellten Online-Umfrage können im Prinzip beliebige Personen (weltweit) teilnehmen, doch kann der Umfrage-Administrator ggf. Teilnahme-Beschränkungen vorsehen.

Voraussetzung für einen LimeSurvey-Account ist die Zugehörigkeit zur Universität Göttingen (Mitarbeiter oder Studierende), zu einer Max-Planck-Einrichtung oder zu einer anderen Forschungseinrichtung. Sie benötigen:

  • Entweder ein Benutzerkonto bei der GWDG.
    Dies kann auf unserer Website beantragt werden. Es entstehen dadurch keine Kosten.
  • Oder eine dienstliche E-Mail-Adresse oder eine studentische E-Mail-Adresse der Universität Göttingen bzw. eine E-Mail-Adresse bei einer Einrichtung der Max-Planck-Gesellschaft (oder einer anderen Forschungseinrichtung).

Bei Interesse an der Nutzung oder diesbezüglichen Fragen schreiben Sie bitte an support@gwdg.de. Geben Sie dabei Ihren Namen, Ihr GWDG-Benutzerkonto und/oder Ihre dienstliche E-Mailadresse an.

Für die Nutzung der Software benötigen Sie einen Webbrowser.

Wir berechnen eine AE (Arbeitseinheit) einmalig für die Einrichtung eines Zugangs zu LimeSurvey. Die weitere Nutzung ist kostenlos. Wir richten die Zugänge für den Zeitraum von einem Jahr ein, bei Bedarf können sie auch längerfristig bestehen bleiben. Auch Benutzergruppen werden von uns eingerichtet und Benutzer auf Wunsch diesen zugewiesen.

Grundlegendes zur Nutzung

LimeSurvey ist auf Servern der GWDG installiert, die im Serverraum der GWDG stehen. Die Daten werden ausschließlich auf Speicher- und Backupsystemen bei der GWDG gespeichert.

Jeder LimeSurvey-Benutzer (Umfrage Administrator) kann die eigenen Umfragen und erhobenen Daten exportieren und ist dann verantwortlich für ihre sichere Aufbewahrung. Die GWDG wird die Umfragedaten > 6 Monate nach Abschluss einer Umfrage von ihren Servern löschen.

In der grundlegenden Einstellung unseres LimeSurvey-Systems ist es nicht möglich, die Vorlagen („Templates“) für Umfragen oder die Beschriftungssets (vordefinierte Antworten, z. B. für Auswahllisten) zu verändern. Falls Sie eigene Vorlagen und/oder Beschriftungssets erstellen möchten, nehmen Sie bitte mit uns Kontakt auf.

Datensicherheit und Datenschutz

Allgemein

Umfragen werden eigenverantwortlich von den Umfrage-Administratoren erstellt. Dabei ist die Benutzungsordnung der GWDG zu beachten.

Datenübertragung

Die Datenübertragung zwischen dem LimeSurvey-Server der GWDG und den Web-Clients (Browsern) erfolgt verschlüsselt, der Zugang für LimeSurvey-Administratoren ist passwortgeschützt. Das Passwort darf nicht an Dritte weitergegeben werden. Zugang zu der Datenbank, in der die Umfragedaten gespeichert sind, haben nur die Datenbankadministratoren der GWDG.

Datenschutz

Der Administrator einer Umfrage ist auch für die Einhaltung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) der EU bei der Verarbeitung personenbezogener Daten verantwortlich. Auf der Seite für den Antrag auf Zuweisung einer Benutzerkennung ist nachzulesen, dass fünf Schutzstufen (A-E) für personenbezogene Daten unterschieden werden (vergl. auch die Hinweise derLandesbeauftragten für den Datenschutz Niedersachsen), und dass auf den Rechenanlagen der GWDG keine personenbezogenen Daten verarbeiten werden dürfen, die in die Schutzstufen D oder E einzuordnen sind.

Umfragedaten müssen von den Umfrageadministratoren gelöscht werden, sobald sie nicht mehr benötigt werden. Die GWDG behält sich vor, die Daten aller Umfragen, deren Abschlussdatum länger als 6 Monate zurückliegt, zu löschen. Wenn Sie die Daten über einen längeren Zeitraum benötigen, exportieren Sie diese bitte rechtzeitig vorher. Umfragedaten mit personenbezogenen und/oder sensiblen Daten müssen gegen unerlaubten Zugang gesichert aufbewahrt werden. Bitte beachten Sie, dass Sie personenbezogene Daten, auch exportierte, löschen müssen, sobald sie nicht mehr für Auswertungen gebraucht werden.

Datenschutzerklärung und Impressum auf den Umfrageseiten

Die GWDG stellt die Server (Webserver und MySQL-Datenbankserver) und die Software für die Entwicklung, Durchführung und Auswertung von Online-Umfragen mit LimeSurvey zur Verfügung. Die Datenschutzerklärung auf der Anmeldeseite für Umfrageadministratoren bezieht sich auf diese Tätigkeit der GWDG.

Was den Datenschutz betrifft, so sind für die Gestaltung und den Inhalt der Umfragen, sowie die Verwendung der erhobenen Daten die jeweiligen Veranstalter der Umfrage (Umfrage-Administratoren) verantwortlich.

In jeder Umfrage müssen Angaben zum Veranstalter (Name, Adresse, E-Mail-Adresse) gemacht werden (Impressum). Befragungen von Minderjährigen unter 14 Jahren dürfen nicht ohne Kenntnis bzw. Zustimmung der gesetzlichen Vertreter (in der Regel die Eltern) erfolgen. Bei Umfragen innerhalb eines Unternehmens oder Instituts sind ggf. die Mitbestimmungsrechte des zuständigen Betriebsrats bzw. Personalrats zu beachten. Das Urheberrecht ist bei Text-, Bild- oder Tonmaterial einzuhalten.

Auf der Startseite einer Umfrage sollten die Teilnehmer vom Veranstalter der Umfrage u.a. über folgende Punkte informiert werden:

  • Wer führt die Umfrage durch und ist verantwortlich für die Datenverarbeitung (Namen und Kontaktdaten).
  • Zu welchem Zweck werden die Daten benötigt.
  • Wo werden die Daten verarbeitet
  • Wer hat Zugriff auf die Daten.
  • Wann werden die Daten gelöscht.
  • Welche Rechte haben die Umfrageteilnehmenden.

Der entsprechende Text kann z.B. auf der Willkommensseite untergebracht werden, die entsprechenden Textbausteine für einen Datenschutzhinweis können aber auch in LimeSurvey (Version 3.x) zu Beginn der Umfrage angezeigt und die Umfrageteilnehmenden aufgefordert werden, diesen durch Ankreuzen eines Kontrollkästchens (Checkbox) zu akzeptieren.

Die Einstellungen dafür finden sich im Menü der Umfrage unter „Einstellungen“→„Textelemente“, hier die Textfelder ganz unten „Umfragedaten-Richtlinie Beschriftung Checkbox“ und „Nachricht für Umfragedatensicherheitsrichtlinie“.

Zusätzlich zu diesen Einstellungen kann unter „Einstellungen“→„Präsentation“ ausgewählt werden, ob und wie dieser Datensicherheitshinweis angezeigt werden soll:

  • Nicht zeigen
  • Zeige als Text
  • Zeige im Dialogfenster.

Ablauf einer Umfrage

Der Benutzername und das automatisch generierte Passwort für LimeSurvey werden per E-Mail versendet. Das Passwort kann nach dem ersten Einloggen geändert werden.

Der Prozess für eine Umfrage mit LimeSurvey ist wie folgt:

  • Erstellen Sie eine neue Umfrage.
  • Erstellen Sie eine neue Fragengruppe in Ihrer Umfrage. Jede Umfrage muss mindestens eine Fragengruppe besitzen.
  • Erstellen Sie eine oder mehrere Fragen in der neuen Fragengruppe.
  • Testen Sie ihre Umfrage (Umfragevorschau). Die Umfrage (oder auch einzelne Fragen oder Fragengruppen) kann zu jedem beliebigen Zeitpunkt getestet werden, ein Testlauf vor dem Start einer Umfrage empfiehlt sich.
  • Aktivieren Sie die Umfrage und laden Sie die Teilnehmer ein.
  • Beobachten Sie den Rücklauf und senden ggf. eine Erinnerungsnachricht.
  • Beenden Sie die Umfrage (manuell oder automatisch durch einen Ablauftermin).
  • Werten Sie die Ergebnisse aus.
  • Exportieren Sie bei Bedarf Ihre Umfrage und/oder die Ergebnisse.
  • Löschen Sie nicht mehr benötigte Ergebnisse und Umfragen.

Hilfe und Support

Zu allen Fragen rund um LimeSurvey kann das umfangreiche Online-Handbuch herangezogen werden.

Die LimeSurvey-Support-Foren bieten Lösungen zu vielen Problemen.

Unter den folgenden Links finden Sie weitere Anleitungen und Ratgeber. Selbstverständlich berät Sie auch die GWDG bei Fragen oder Problemen.

Wenn Sie LimeSurvey einfach mal ausprobieren möchten, dann können Sie dazu den Demo-Server nutzen.

Kontakt und weiterführende Informationen