Allgemeine Informationen

Für den Abruf via Webbrowser wie auch für die Konfiguration eines Mailclients ist es Voraussetzung zu wissen, auf welchem Mailserver sich Ihre Mailbox befindet. Derzeit hat die GWDG einen Exchange 2016 Server in Betrieb.

Der Abruf über das Web-Interface ist von jedem beliebigen Browser (z.B. Safari, Firefox, Chrome oder Opera) aus möglich. Sie Können Ihren Server aber auch direkt anwählen: Exchange 2016

Es ist hierbei erforderlich, beim Login die Domäne mit anzugeben. In dem Fall lautet der volle Benutzername: GWDG\userid

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die Mails auf dem GWDG-Account abzurufen. An dieser Stelle möchten wir Ihnen einen kurzen Überblick über Vor- und Nachteile der unterschiedlichen Optionen geben.

POP3 ist ein älteres, eher beschränktes Übertragungsprotokoll zum Abholen von Mails. Die Mails werden dabei lokal im jeweiligen Mailprogramm gespeichert; je nach Einstellung werden Kopien der Mails auf dem Server belassen.

Kopien auf dem Server haben den Vorteil, dass die lokal gespeicherten Mails noch online gesichert (und zugänglich) sind. Werden allerdings verschiedene Rechner (z.B. beruflich und privat) benutzt, werden neue Mails doppelt herunter geladen (so müssen sie beim Abruf mit dem zweiten Client erneut als gelesen markiert, sortiert, gelöscht etc. werden).

Wir raten Ihnen explizit von der Verwendung des POP3-Protokolls ab und verzichten entsprechend auf eine Anleitung!

Mit dem IMAP-Protokoll greift der Rechner direkt auf die Informationen auf dem Server zu. Dies hat mehrere Vorteile: Zum einen ist es - gerade bei der Verwendung verschiedener Rechner (o.a. Smartphones) von Vorteil, auf jedem Gerät den aktuellen Stand der Mailbox zu finden. Hierzu gehört nicht nur die Ordnerstruktur, sondern auch gesendete Mails, Entwürfe etc. werden auf dem Server gespeichert und sind von allen Clients sowie über den Webzugriff verfügbar.

Ein zweiter Vorteil ist, dass die Mails durch dieses Prinzip immer sicher auf dem Server lagern und auch bei Defekt oder Verlust des Client-Rechners verfügbar bleiben.

Der Client dient also gleichsam als Spiegel der Mailbox auf dem Server. Dass Mails dabei auch offline verfügbar bleiben, ermöglichen die gängigen Programme über eine spezielle Einstellung.

Die Exchange-Server stellen darüber hinaus das MAPI-Protokoll zur Verfügung. Die wesentlichen Vorteile gegenüber dem IMAP-Protokoll sind:

• Synchronisation von Kalendern, Aufgaben, Kontakten und Notizen
• Mobiler Mailabruf via Microsoft-Direct-Push-Technologie
• Globales Adressbuch
• Serverseitige Filterdefinition

Ein Phänomen unter IMAP, das häufig verwirrt, ist die Existenz verschiedener, teils äquivalent wirkender Ordner. Grund dafür ist, dass jeder Mailclient sowie der Webmailer bestimmte Default-Ordner (Gesendete Objekte, Entwürfe, Papierkorb usw.) besitzt. Unabhängig davon, wie diese im Programm selbst heißen, besitzen sie einen „realen Namen“, unter dem sie bei der Synchronisation mit IMAP übertragen werden.

In der Folge existieren nicht nur mehrere, programmspezifische Default-Ordner, sondern sind z.B. gelöschte und versendete Nachrichten auch in unterschiedlichen Ordnern auf dem Server abgelegt – abhängig davon, mit welchem Programm man die Nachrichten bearbeitet hat. Für versendete Mail erstellt z.B. Thunderbird den Ordner Sent und Outlook und OWA nutzen Gesendete Objekte. Per Exchange ist Apple Mail (auch unter iOS) in der Lage, diese Standardordner zu übernehmen, bei einer IMAP-Verbindung erstelle es selbst den Default-Ordner Sent Messages.

Besonders wer verschiedene Clients parallel nutzt bzw. bei der Benutzung eines z.B. Funktionsaccounts durch mehrere Personen mit verschiedenen Programmen kann dies verwirrend sein.

Bei Apple Mail lassen sich die Default-Ordner über Postfach → „Dieses Postfach verwenden als“ neu definieren.

In Thunderbird kann man unter Konten-Einstellungen → Server-Einstellungen im Aufklappmenü hinter dem Punkt „Beim Löschen einer Nachricht: in diesen Ordner verschieben“ den Standard-Papierkorb ändern. Unter → Kopien und Ordner kann man dann die Default-Ordner für gesendete Mails, Entwürfe und Vorlagen anpassen