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de:services:mobile_working:videoconferencing_tools:zoom:start [2020/03/27 08:36]
bnachtw [Datenschutz]
de:services:mobile_working:videoconferencing_tools:zoom:start [2020/04/02 16:29] (aktuell)
ceulig [Moderator-Konto zum Anlegen eigener großer Meetings]
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 ====== Zoom ====== ====== Zoom ======
  
-Zoom ist eine alternative kostenpflichtige Cloud-Lösung für Web-Konferenzen,​ die in den USA beheimatet ist.+Zoom ist eine alternative kostenpflichtige Cloud-Lösung für Web-Konferenzen,​ die in den USA beheimatet ist. Da es sich um eine Cloud-Lösung handelt, bei der wir keine eigene Datensicherheit gewährleisten können, empfehlen wir Zoom typischerweise nicht. Die GWDG hat in der aktuellen Situation aber eine begrenzte Zahl von Lizenzen temporär erworben, um auch diesen Dienst anbieten zu können.
  
-Die GWDG hat eine begrenzte Zahl von Lizenzen temporär erworben, um auch diesen Dienst anbieten zu können. 
  
-Wir können Ihnen auf Anfrage Meetings in Zoom für einen gewünschten Zeitslot erstellen. Bis wir hierfür einen Online-Formular habenkönnen Sie eine entsprechende Anfrage an [[mailto:webconf@gwdg.de|webconf@gwdg.de]] richten. Zu unseren Support-Zeiten ​werden ​wir Ihnen zeitnah eine entsprechende Konferenz einrichten.+===== Client-Download ===== 
 + 
 +(WINMAC, Android, iPad) 
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 +https://zoom.us/​download 
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 +https://​zoom.us/de-de/​zoomrooms/​software.html 
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 +===== Nutzungshinweise ===== 
 + 
 +Zoom ist leicht zu bedienen und kann für ortsunabhängige Teambesprechungen und kurze Präsentationen als Webkonferenz genutzt ​werden. ​Bis zu 100 Personen können an den Video-/​Audiokonferenz teilnehmen. In der Basisversion ist die Meetingdauer normalerweise auf 40 Minuten begrenzt. Während der aktuellen Situation ist diese Beschränkung jedoch aufgehoben worden, wie angemeldete Anwender*innen in ihrem Profil sehen können. Dort wird mitgeteilt:
  
-Wir können für ausgewählte Personen auch einen eigenen Moderator-Account erstellen, mit dem Sie beliebig viele Meetings bis 300 Teilnehmer eigenständig erstellen könnenDieses Angebot ist vor allem an IT-Beauftragte und/oder IT-Verantworliche gerichtet. Sie können hierzu eine Anfrage per E-Mail ​ [[webconf@gwdg.de|webconf@gwdg.de]] an die GWDG richten. Die GWDG muss sich aufgrund der limitierten Zahl von Lizenzen allerdings vorbehalten,​ die Anliegen zu prüfen. Dennoch sollte sich niemand scheuen, sich bei uns zu melden.+{{:​de:​services:​mobile_working:​videoconferencing_tools:​zoom:​mein_profil_zoom.png?1000|}}
  
-Wir müssen die E-Mail-Adresse der beantragenden Person bei Erstellung eines Veranstalterkontos bei Zoom hinterlegen. Von dort wird automatisch eine E-Mail mit einem URL an die beantragende Person versandt, um das Konto bestätigen zu lassen. Erst nach Bestätigung wird eine Lizenz zugeteilt. Zu beachten ist, dass beim Versand ​der E-Mail Verzögerungen im unteren Stundenbereich nicht auszuschließen ​sind.+"​**Wichtiger Hinweis:​** ​Zoom hat das für kostenlose Basiskonten geltende 40-minütige Zeitlimit für Bildungseinrichtungen, ​die von der Coronavirusepidemie betroffen ​sind, vorübergehend aufgehoben."
  
-Bei der Bestätigung des Kontos in einem Browserfenster wird als Auswahl angebotensich per Googleoder Facebook-Konto oder mit einem Passwort anzumelden. Hier sollte die Passwort-Anmeldung ausgewählt werden und ein eigenständiges Passwort neu gesetzt werden (Nicht das Passwort Ihres dienstlichen Kontos!).+Zoom ist etwa für Studierende & Lerngruppen ein gutes Toolum Online-Meetings durchzuführen.
  
 Um eine Web-Konferenz zu starten oder an einer Web-Konferenz teilzunehmen,​ ist es nach entsprechender Menüauswahl im Browserfenster erforderlich,​ ein Client-Programm herunterzuladen und zu starten. Diese Software ist für alle gängigen Betriebssysteme verfügbar. Um eine Web-Konferenz zu starten oder an einer Web-Konferenz teilzunehmen,​ ist es nach entsprechender Menüauswahl im Browserfenster erforderlich,​ ein Client-Programm herunterzuladen und zu starten. Diese Software ist für alle gängigen Betriebssysteme verfügbar.
  
-Einladende Personen können nach dem Einrichten einer Web-Konferenz eine Einladung mit einem URL versenden.+==== Kostenloses Basis-Konto für eingeschränkte Meetings über das GWDG-Kundenportal ====
  
 +Über das GWDG-Kundenportal können Sie ein Basis-Konto in Zoom anlegen (Details siehe [[#​freischaltung_des_basis-kontos|Freischaltung des Basis-Kontos]]). Dieses erlaubt unbegrenzte Besprechungen unter vier Augen sowie Gruppenbesprechungen mit bis zu 100 Teilnehmern.
  
-===== Client-Download =====+Bitte beachten Sie, dass zur Nutzung des Dienstes Ihre E-Mail-Adresse,​ Vor- und Nachname sowie die Institutszugehörigkeit an Zoom übertragen werden. Daten, die bei der Nutzung anfallen, werden auf den Zoom-Servern gespeichert. Um den Dienst zu nutzen, melden Sie sich bitte am GWDG-Kundenportal an und akzeptieren Sie im Bereich “Externe Dienste” die Übertragung Ihrer Daten an Zoom. Bitte beachten Sie hierbei auch unsere Hinweise zum Datenschutz.
  
-(WIN, MAC, Android, iPad)+==== Große Meetings ​(auf Anfrage====
  
-https://zoom.us/download+Wir können Ihnen auf Anfrage große Meetings in Zoom mit bis zu 300 Teilnehmern für einen gewünschten Zeitslot erstellen. Bis wir hierfür einen Online-Formular haben, können Sie eine entsprechende Anfrage an [[mailto:webconf@gwdg.de|webconf@gwdg.de]] richten. Zu unseren Support-Zeiten werden wir Ihnen zeitnah eine entsprechende Konferenz einrichten.
  
-https://​zoom.us/​de-de/​zoomrooms/​software.html+==== Moderator-Konto zum Anlegen eigener großer Meetings ====
  
-===== Nutzungshinweise =====+Wir können für ausgewählte Personen auch ein Moderator-Konto erstellen, mit dem Sie beliebig viele Meetings bis 300 Teilnehmer und ohne zeitliche Limitierung eigenständig einrichten können. Dieses Angebot ist vor allem an IT-Beauftragte und/oder IT-Verantworliche gerichtet. Sie können hierzu eine Anfrage per E-Mail an die GWDG richten (Adresse: [[mailto:​webconf@gwdg.de|webconf@gwdg.de]]). Die GWDG muss sich aufgrund der limitierten Zahl von Lizenzen allerdings vorbehalten,​ die Anliegen zu prüfen. Dennoch sollte sich niemand scheuen, sich bei uns zu melden.
  
-Zoom ist leicht zu bedienen und kann für ortsunabhängige Teambesprechungen und kurze Präsentationen als Webkonferenz genutzt werden. Bis zu 100 Personen können an den Video-/​Audiokonferenz teilnehmen. In der Basisversion ​ist die Meetingdauer auf 40 Minuten begrenztZoom ist etwa für Studierende & Lerngruppen ein gutes Tool, um kurze Online-Meetings durchzuführen+Voraussetzung ​für ein Moderator-Konto ist die Freischaltung eines Basis-KontosIm Anschluss daran kann eine Moderator-Lizenz zugeteilt werden.
  
-===== Meeting veranstalten =====+Einladende Personen können nach dem Einrichten einer Web-Konferenz durch den Moderator eine Einladung mit einem URL an die Teilnehmer versenden.
  
-  * Gemäß oben stehender Anleitung den Dienst bei der GWDG beantragen+==== Empfohlene Sicherheitsvorkehrungen ==== 
 +Meetings mit Zoom sind über eine Nummerkennung für jeden erreichbar. Für mehr Sicherheit und eine ungestörte Videokonferenz können ggf. folgende Schritte helfen:
  
-  * Client installieren+  * [[https://​support.zoom.us/​hc/​en-us/​articles/​360033559832-Meeting-and-Webinar-Passwords|Passwort für Meetings setzen]] 
 +  * [[https://​blog.zoom.us/​wordpress/​2020/​02/​14/​secure-your-meetings-zoom-waiting-rooms/​|Wartezimmer einrichten]] 
 +  * [[https://​support.zoom.us/​hc/​en-us/​articles/​203435537-Mute-All-And-Unmute-All|Nutzer gezielt zum Sprechen freigeben]]
  
-  * ‘Ein Meeting veranstalten’ idealerweise mit eingeschVideo+Zoom bietet darüber hinaus noch [[https://​blog.zoom.us/​wordpress/​2020/​03/​27/​best-practices-for-securing-your-virtual-classroom/​|weitere Vorkehrungen zur Kontrolle eines Meetings]]. Alle diese Funktionen stehen dem Moderator, bzw. Admin des jeweiligen Raums zur Verfügung. 
 +==== Hinweise zum Datenschutz ====
  
 +Zoom wird über einen Drittanbieter bereitgestellt,​ die GWDG ist nur Verwalter der Lizenzen. Für Nutzung von Zoom ist die Weitergabe von personenbezogenen Daten (E-Mail-Adresse,​ ..) an einen Dritten nötig. Die Rechtsgrundlage hierfür ist eine Einwilligung nach DS-GVO Art. 6 Abs(1) Buchst. a). Mit der Aufforderungen an die GWDG, Ihnen eine Lizenz zuzuordnen, tätigen Sie hiermit die "​eindeutig bestätigende Handlung",​ die für eine Einwilligung nötig ist.
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 +Bei der Nutzung von Zoom raten wir dringen davon ab, die Funktion "​Attention Tracking"​ zu benutzen, da diese zusätzliche Daten der Teilnehmer verarbeitet und hierfür eine "​nachweisbare Einwilligung"​ aller Teilnehmenden sowohl einzuholen als auch nachzuweisen ist.
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 +Darüber hinaus existieren einige Berichte ([[https://​www.heise.de/​mac-and-i/​meldung/​Bericht-Zoom-App-fuer-iOS-reicht-Daten-heimlich-an-Facebook-weiter-4691613.html|Heise]],​ [[https://​www.vice.com/​en_us/​article/​k7e599/​zoom-ios-app-sends-data-to-facebook-even-if-you-dont-have-a-facebook-account_|Vice]]),​ dass die Zoom-App Daten (Zeitppunkt der Nutzung, iPhone-Model,​ Zeitzone, Standort, Mobilfunkanbieter,​ eine eindeutige WerbeID) an Facebook verschickt -- selbst wenn kein Facebook-Account zur Anmeldung genutzt wurde. Wir beobachten die Berichterstattung weiter und aktualisieren diese Information,​ sobald neue Erkenntnisse vorliegen.
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 +===== Freischaltung des Basis-Kontos =====
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 +  - Am [[https://​www.gwdg.de|Kundenportal]] anmelden.
 +  - Auf den eigenen Namen klicken > “Mein Konto” klicken.
 +  - Auf der Seite Kontoverwaltung bis zum Abschnitt “Externe Dienste” herunterscrollen.
 +  - In dem Abschnitt „Externe Dienste“ auf den Link “Bearbeiten” klicken.
 +  - Den Link “Zoom aktivieren” anklicken. Ein Dialog zum Datenschutz öffnet sich. Wenn dieser Dialog bestätigt wird, hat man der Teilnahme an Zoom zugestimmt.
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 +{{:​de:​services:​mobile_working:​videoconferencing_tools:​zoom:​zoom_freischaltung.png?​800|}}
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 +Nach ca. 5 Minuten kann der Dienst genutzt werden.
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 +===== Nutzerdaten =====
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 +Bei der Freischaltung eines Nutzers für Zoom werden seine E-Mail-Adresse,​ Vor- und Nachname sowie seine Institutszugehörigkeit in den GWDG-Mandanten bei Zoom synchronisiert. Dies ist notwendig, damit Zoom den Nutzer diesem Mandanten zuordnen kann und die Anmeldung über den SSO-Dienst der GWDG funktioniert.
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 +Hinweise zum Datenschutz bei Zoom finden Sie in der [[https://​zoom.us/​de-de/​privacy.html|Online-Datenschutzrichtlinie]] des Unternehmens.
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 +===== Meeting veranstalten =====
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 +  * Gemäß oben stehender Anleitung den Dienst bei der GWDG beantragen
 +  * Client installieren
 +  * "Ein Meeting veranstalten",​ idealerweise mit eingeschaltetem Video
   * Nachdem sich das Meeting-Fenster geöffnet hat, Teilnehmer einladen (per Standard-Email-Dienst) oder wenn Client bereits installiert ist, den Teilnehmern die Meeting-ID und Meeting-Passwort mitteilen.   * Nachdem sich das Meeting-Fenster geöffnet hat, Teilnehmer einladen (per Standard-Email-Dienst) oder wenn Client bereits installiert ist, den Teilnehmern die Meeting-ID und Meeting-Passwort mitteilen.
  
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   * Client installieren   * Client installieren
-  * Unter https://​zoom.us/ ‘ einem Meeting beitreten +  * Unter https://gwdg.zoom.us ​"einem Meeting beitreten" 
-  * An Meeting teilnehmen+  * "An Meeting teilnehmen"
   * Per Meeting-ID oder Meeting-Raum-Name beitreten   * Per Meeting-ID oder Meeting-Raum-Name beitreten
   * Meeting-ID u. Passwort eingeben (zuvor vom Veranstalter zu erfragen)   * Meeting-ID u. Passwort eingeben (zuvor vom Veranstalter zu erfragen)
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 Als Ländereinstellung für die Einwahlnummern ist standardmäßig "​Deutschland"​ eingestellt. Falls das wider Erwarten nicht der Fall sein sollte, dann kann dies mit dem Moderator-Account wie folgt geändert werden: Als Ländereinstellung für die Einwahlnummern ist standardmäßig "​Deutschland"​ eingestellt. Falls das wider Erwarten nicht der Fall sein sollte, dann kann dies mit dem Moderator-Account wie folgt geändert werden:
  
-  * Auf zoom.us anmelden+  * Auf https://​gwdg.zoom.us anmelden
   * Unter //Mein Konto// links im Admin-Bereich auf //​Kontoverwaltung//​ klicken   * Unter //Mein Konto// links im Admin-Bereich auf //​Kontoverwaltung//​ klicken
   * Dann //​Kontoeinstellungen//​ auswählen   * Dann //​Kontoeinstellungen//​ auswählen
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   * Speichern   * Speichern
  
-===== Datenschutz ​===== +===== Datenschutzrechtliche Information nach DS-GVO Art. 13 ===== 
-Zoom wird über einen Drittanbieter bereitgestellt, ​die GWDG ist nur Verwalter ​der Lizenzen+ 
-Für Nutzung von Zoom ist die Weitergabe ​von personenbezogenen Daten (E-Mail-Adresse) ​an einen Dritten nötigDie Rechtsgrundlage hierfür ​ist eine Einwilligung nach DS-GVO Art. 6 Abs(1) ​Buchst. ​a).+Diese Information ergänzt ​die Datenschutzerklärung ​der GWDG (https://​www.gwdg.de/​privacy-notice) an den erforderlichen Stellen: 
 + 
 +==== Zwecke und Rechtsgrundlage,​ Recht auf Widerruf ==== 
 +Die Verarbeitung inkl. Weitergabe ​der personenbezogenen Daten an Zoom Video Communications,​ Incerfolgt im Rahmen der Bereitstellung des Online-Dienstes Zoom. Da die Nutzung des Dienstes ein Zusatzangebot darstellt, ​ist die Rechtsgrundlage die Einwilligung nach DS-GVO Art. 6 Abs(1) Buchstabe ​a). 
 Mit der Aufforderungen an die GWDG, Ihnen eine Lizenz zuzuordnen, tätigen Sie hiermit die "​eindeutig bestätigende Handlung",​ die für eine Einwilligung nötig ist. Mit der Aufforderungen an die GWDG, Ihnen eine Lizenz zuzuordnen, tätigen Sie hiermit die "​eindeutig bestätigende Handlung",​ die für eine Einwilligung nötig ist.
  
-Bei der Nutzung von Zoom raten wir dringen davon ab, die Funktion "​Attention Tracking"​ zu benutzenda diese zusätzliche ​Daten der Teilnehmer verarbeitet ​und hierfür eine "​nachweisbare Einwilligung"​ aller Teilnehmenden sowohl einzuholen als auch nachzuweisen ist.+Aus der Einwillligung ergibt sich unmittelbar das Recht des Widerrufsdieser ist wie die Einwilligung über das Nutzerportal der GWDG möglich. Die übrigen Betroffenenrechte (Recht auf AuskunftBerichtigung,​ Löschung, Sperrung, Übertragbarkeit) können wie in der GWDG-Datenschutzerklärung beschrieben wahrgenommen werden. 
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 +==== Verarbeitete ​Daten, Empfänger ​der Daten, Drittlandstatus ==== 
 +Im Rahmen des Zoom-Diensts werden die folgenden Daten erhoben ​und weitergegeben:​ 
 + 
 ++ E-Mail-Adresse,​ Vor- und Nachname, Institutszugehörigkeit (Details siehe [[#​Nutzerdaten|Nutzerdaten]])
  
-Darüber hinaus existieren einige Berichte ([1],[2])dass die Zoom-App Daten (Zeitppunkt ​der Nutzung, iPhone-ModelZeitzone, Standort, Mobilfunkanbieter,​ eine eindeutige WerbeID) an Facebook verschickt -- selbst wenn kein Facebook-Account zur Anmeldung genutzt wurde. Wir verfolgen ​die Berichterstattung und werden diese Information fortlaufend anpassen.+Die Weitergabe der Daten erfolgt an Zoom Video CommunicationsInc.eine Datenweitergabe in die USA ist damit nicht auszuschließen. Die USA sind datenschutzrechtlich ein sogenanntes *Drittland*. Durch das PrivacyShield-Abkommen ​der EU mit den USA wird ein mit der DS-GVO vergleichbarer Datenschutzstandard zugesichertdennoch gewährt der CloudAct US-amerikanischen Ermittlungsbehörden im Zweifel Zugriff auf die Daten.
  
-Hinweise zum Datenschutz bei Zoom finden Sie in der [[https://​zoom.us/​de-de/​privacy.html|Datenschutzrichtlinie]] ​des Unternehmens.+==== Speicherdauer ==== 
 +Nach Ende des Abonnements durch Widerruf des Nutzers werden die Kundendaten automatisch gelöscht.
  
-  * [1] [[https://www.heise.de/mac-and-i/meldung/​Bericht-Zoom-App-fuer-iOS-reicht-Daten-heimlich-an-Facebook-weiter-4691613.html]] +==== Datensicherheit ==== 
-  * [2] [[https://​www.vice.com/​en_us/​article/​k7e599/​zoom-ios-app-sends-data-to-facebook-even-if-you-dont-have-a-facebook-account]]+Bei der Nutzung des Zoom-Dienstes ist die [[http://www.uni-goettingen.de/de/​amtliche+mitteilungen+i+ausgabe+4+%2824.01.2020%29/619701.html|Richtlinie zur Informationssicherheit der Uni Göttingen]] zu beachtenJedem Nutzer muss bewusst sein, dass Daten, zB. Chats, in Zoom gespeichert werden. Bei sensiblen Daten (z. B. Personaloder Finanzdaten) ist die Speicherung auf externen Servern untersagt.