Cisco WebEx

Achtung die Testlizenz für WebEx ist ausgelaufen. WebEx wird eventuell zu einem späteren Zeitpunkt wieder von der GWDG unterstützt. Die GWDG bietet stattdessen das ebenfalls selbst betriebene BigBlueButton an.

WebEx ist ein Tool für Videoconfencing und wird von der Firma Cisco (USA) angeboten. Da es sich um eine Cloud-Lösung handelt, bei der wir keine eigene Datensicherheit gewährleisten können, empfehlen wir WebEx typischerweise nicht. Zur Durchführung von Videokonferenzen in der aktuellen Situation wurden aber trotzdem begrenzt Lizenzen beschafft.

Client-Download

Nutzungshinweise

Cisco WebEx ist leicht zu bedienen und kann für ortsunabhängige Teambesprechungen und Präsentationen als Webkonferenz genutzt werden. Bis zu 100 Personen können an der Video-/Audiokonferenz teilnehmen. Cisco WebEx bietet eine Vielzahl von Videokonferenzfunktionen, Funktionen für die Zusammenarbeit im Team, mobile Funktionen und Sicherheitsfunktionen.

Hierzu können Sie über das GWDG-Kundenportal ein Konto in dem von Cisco betriebenen WebEx-Dienst anlegen. Bitte beachten Sie, dass zur Nutzung des Dienstes Ihre E-Mail-Adresse an Cisco übertragen wird. Daten, die bei der Nutzung von WebEx anfallen, werden auf den Servern von Cisco gespeichert. Um den Dienst zu nutzen, melden Sie sich bitte am GWDG-Kundenportal an und akzeptieren Sie im Bereich “Externe Dienste” die Übertragung Ihrer Daten an Cisco zur Nutzung von WebEx. Bitte beachten Sie hierbei auch unsere Hinweise zum Datenschutz.

Freischaltung

  1. Am Kundenportal anmelden.
  2. Auf den eigenen Namen klicken > “Mein Konto” klicken.
  3. Auf der Seite Kontoverwaltung bis zum Abschnitt “Externe Dienste” herunterscrollen.
  4. In dem Abschnitt „Externe Dienste“ auf den Link “Bearbeiten” klicken.
  5. Den Link “Cisco WebEx aktivieren” anklicken. Ein Dialog zum Datenschutz öffnet sich. Wenn dieser Dialog bestätigt wird, hat man der Teilnahme an Cisco WebEx zugestimmt.

Nach ca. 5 Minuten kann der Dienst genutzt werden.

Nutzerdaten

Bei der Freischaltung eines Nutzers für Cisco WebEx werden seine E-Mail-Adresse sowie Vor- und Nachname in den GWDG-Mandanten bei Cisco synchronisiert. Dies ist notwendig, damit Cisco den Nutzer diesem Mandanten zuordnen kann und die Anmeldung über den SSO-Dienst der GWDG funktioniert.

Hinweise zum Datenschutz bei Cisco finden Sie in der Online-Datenschutzrichtlinie des Unternehmens.

Aufrufen von Cisco WebEx

Um mit Cisco WebEx arbeiten zu können, klicken Sie bitte hier und melden sich mit Ihrer E-Mail-Adresse an. Es erfolgt eine Weiterleitung auf die SSO-Login-Seite der GWDG.

Anmelden im Client

1. Auf “Anmelden” klicken

2. Die primäre E-Mail-Adresse angeben

3. Mit den GWDG-Nutzerdaten anmelden

Konferenz erstellen

Zum Erstellen eines Meetings müssen Sie angemeldet sein.

  • Wählen Sie im Cisco WebEx Meetings Client die Option “Meeting starten” (siehe Bild).

  • Sie werden auf eine neue Seite im Client weitergeleitet.
  • Hierbei können Sie auswählen, ob Ihr Mikrofon und/oder Kamera am Anfang aus- oder eingeschaltet sein sollen, dies können Sie später auch noch ändern. Starten Sie das Meeting über “Meeting starten”.

  • Unten können Sie noch Ihr Aufnahmegerät (Mikrofon) und Ihr Ausgabegerät (Lautsprecher) auswählen.

Hinzufügen von Mitgliedern

  • Sobald Sie in Ihrem Meeting sind, ist auch schon der größte Teil geschafft. Zum Hinzufügen von Mitgliedern zu Ihrem Meeting den “⋮”-Button drücken und dann auf “Einladen und erinnern” zum Einladen von Mitgliedern klicken.

  • Eine andere Möglichkeit besteht darin, den Link des Meetings zu kopieren und zu versenden. Drücken Sie dazu auf “Meeting-Link kopieren”. Der Link wird automatisch zwischengespeichert.

Datenschutzrechtliche Information nach DS-GVO Art. 13

Diese Information ergänzt die Datenschutzerklärung der GWDG (https://www.gwdg.de/privacy-notice) an den erforderlichen Stellen:

Zwecke und Rechtsgrundlage, Recht auf Widerruf

Die Verarbeitung inkl. Weitergabe der personenbezogenen Daten an Cisco erfolgt im Rahmen der Bereitstellung des Online-Dienstes WebEx. Da die Nutzung des Dienstes ein Zusatzangebot darstellt, ist die Rechtsgrundlage die Einwilligung nach DS-GVO Art. 6 Abs. (1) Buchstabe a).

Aus der Einwillligung ergibt sich unmittelbar das Recht des Widerrufs, dieser ist wie die Einwilligung über das Nutzerportal der GWDG möglich. Die übrigen Betroffenenrechte (Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Sperrung, Übertragbarkeit) können wie in der GWDG-Datenschutzerklärung beschrieben wahrgenommen werden.

Verarbeitete Daten, Empfänger der Daten, Drittlandstatus

Im Rahmen des Cisco-WebEx-Diensts werden die folgenden Daten erhoben und weitergegeben:

  • E-Mail-Adresse, Vor- und Nachname (Details siehe Nutzerdaten)

Die Weitergabe der Daten erfolgt an Cisco Systems, Inc., eine Datenweitergabe in die USA ist nicht auszuschließen. Die USA sind datenschutzrechtlich ein sogenanntes *Drittland*. Durch das PrivacyShield-Abkommen der EU mit den USA wird ein mit der DS-GVO vergleichbarer Datenschutzstandard zugesichert, dennoch gewährt der CloudAct US-amerikanischen Ermittlungsbehörden im Zweifel Zugriff auf die Daten.

Speicherdauer

Nach Ende des Abonnements durch Widerruf des Nutzers werden die Kundendaten automatisch gelöscht.

Datensicherheit

Bei der Nutzung des Cisco-WebEx-Dienstes ist die Richtlinie zur Informationssicherheit der Uni Göttingen zu beachten. Jedem Nutzer muss bewusst sein, dass Daten, z. B. Chats, in Cisco WebEx gespeichert werden. Bei sensiblen Daten (z. B. Personal- oder Finanzdaten) ist die Speicherung auf externen Servern untersagt.

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