Import/Export von Kontakten

Wenn Sie Ihre Kontakte in Outlook verwalten und sie vorher in einem anderen E-Mail-Programm angelegt haben oder sie aus einer anderen Quelle erhalten haben, so können Sie diese in Outlook manuell importiert werden. Im folgenden Beispiel wird das Übertragen von Kontakten an Hand des Exportierens mit MS Outlook 2010 und dem Importieren mit MS Outlook 2013 gezeigt. Beide Outlook Versionen unterscheiden sich nur wenig und von Outlook zu Outlook würde sich ein anderer Weg anbieten, doch das Folgende nur als Beispiel gedacht um Ihnen eine Vorstellung der Möglichkeiten zu geben.

1. Export der Kontakte in eine CSV-Datei

Das Exportieren der Kontakte kann mit verschiedenen Dateiformaten erfolgen, z.B. vCard Datei oder LDIF Datei. Das folgende Beispiel erklärt der Vorgang anhand einer CSV-Datei (CSV=comma separated values). Die Export-Funktion im Outlook erreichen Sie über den Menüpunkt DateiÖffnenImportieren

Nachdem Sie die Option in Datei exportieren im Import/Export-Assistenten ausgewählt haben, werden Ihnen mehrere Dateitypen zur Auswahl angeboten, bitte wählen Sie Kommagetrennte Werte (Windows) aus der Liste aus.
Im nächsten Schritt wählen Sie dann Ihren Kontakteordner aus. Danach speichern Sie Ihre Kontakte als Datei, z.B. Kontakte.csv, den Speicherort können Sie beliebig über die Schaltfläche Durchsuchen… auswählen.
In anderen Programmen sollte der Vorgang ähnlich sein, meist erhalten Sie die Anleitungen beim Hersteller. Nach dem Export erhalten Sie eine CSV-Datei, die in Outlook importiert werden kann.

Anpassung der CSV-Datei

Aufgrund unterschiedlicher CSV-Dateiformate kann es sein, dass Sie die Datei etwas anpassen müssen. Vergewissern sie sich, dass keine Zitatzeichen („“) im Inhalt der Datei enthalten sind. Die Werte (Spalten) in der Datei müssen durch Komma getrennt sind, da MS Outlook das CSV-Format sonst nicht interpretieren kann. Sie können dazu ein Texteditor wie z.B. Notepad o. ä. nutzen.

2. Import der Kontakte mit Outlook 2013

Nachdem die CSV-Datei im richtigen Format erstellt ist, können Sie sie in Outlook importieren. Dazu rufen Sie als erstes bitte den Import/Export Assistenten unter dem Menüpunkt Datei auf:

Wählen Sie die vorgeschlagene Option aus:
1. Aus anderen Programmen oder Dateien importieren 2. Wählen die Option durch Trennzeichen getrennte Werte aus: 3. Als Zielort wählen Sie den Ordner Kontakte: 4. Laden Sie Ihre zu importierende CSV-Datei aus: 5. Als Nächstes müssen Sie die Zugehörigkeit der einzelnen Spalten aus der Datei zu den Datenfeldern vornehmen, da die verschiedenen Programme beim Datenexport andere Spaltennamen als Outlook verwenden: 6. Im Folgenden bekommen Sie links eine Liste mit den einzelnen Bezeichnern der Spalten Ihrer CSV-Datei angezeigt. Rechts können Sie die jeweils dazugehörigen Felder für Outlook auswählen. Die Zuordnung der Felder machen Sie per Drag-and-Drop. Falls Sie Spalten nicht hinzufügen wollen, so sollten dieser nicht zugeordnet werden. Zum Überprüfen ob richtig übertragen wurde, wechseln Sie zur Ansicht Personen und rufen Sie ein Kontakt aus der Liste auf:

Das Exchange Mailsystem bietet Ihnen den Zugang zum s.g. Globalen Adressbuch. Dort werden Ihnen unter der Schaltfläche Personen alle Kontakte Ihres Instituts bzw. Organisation gelistet, die ebenfalls Exchange verwenden. Voraussetzung dazu ist, das Ihr Postfach im Outlook als Exchange-Konto eingerichteten wurde und nicht als IMAP oder POP3 (siehe Anleitungen der GWDG).

Ihre eigenen Kontakte, als auch die Kontakte des Globalen Adressbuch können Sie auch im Web-Interface des Exchange Mailsystems verwenden Outlook Web Access (OWA).

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